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Como fazer comunicação interna para condomínios

Como fazer comunicação interna para condomínios

Uma comunicação transparente, objetiva e eficiente é primordial em todos os campos da nossa vida. Seja em família, no trabalho ou em qualquer outro âmbito, a falta dela causa desentendimentos e outros problemas mais graves.

Nos condomínios a lógica é a mesma. Por se tratar, muitas vezes, de verdadeiras cidades é necessário que todos estejam cientes das decisões tomadas, bem como dos acontecimentos. 

Por isso, os gestores dos condomínios precisam estabelecer um bom plano de comunicação para garantir que tudo fique em ordem e a boa convivência entre os condôminos. 

Comunicação interna nos condomínios

Quando falamos de comunicação para condomínios estamos falando de uma comunicação mais internalizada, pois diz respeito apenas às população que mora no lugar em questão. 

Se para muitos esse fato a torna mais fácil de ser realizada, para outros a comunicação interna é fonte de responsabilidade e cuidado. Afinal, estamos falando do lar das pessoas. 

Por isso, para a administradora de condomínios é de suma importância entender o valor que uma comunicação interna tem, pois ela pode ser a solução para muitos problemas e conflitos. 

É só pensar na quantidade de coisas que a vida em condomínio envolve: às vezes os moradores não têm conhecimento de seus direitos e outras acabam se esquecendo de suas responsabilidades. 

Dito isso, o planejamento de comunicação de um condomínio deve envolver muito mais do que apenas avisos em murais. 

Ele deve ser bem estruturado para que os moradores mantenham-se informados e também possam se comunicar com os demais. 

Um exemplo disso é quando um dos moradores quer divulgar um comunicado do tipo anunciar meu imóvel. É muito mais fácil colocá-lo em um lugar em que todos possam ver, com todas as informações, do que passar a notícia de boca em boca, não é mesmo? 

Imagine como seria fácil e organizado se o condomínio tivesse um site ou uma revista interna para fazer esse tipo de anúncio? 

Melhorias na comunicação interna 

Ainda há muitos condomínios que continuam baseando sua comunicação quase que exclusivamente em murais.

Acontece que é praticamente impossível fazer com que todos leiam o que está escritos neles. Além disso, muitas vezes, se gasta muito tempo e até papel para espalhar notícias e comunicados por todos os prédios. 

Por isso, é necessário buscar ferramentas que melhorem e agilizem esse processo e que cheguem igualmente a todos. Caso contrário, corre-se o risco de gerar ruídos na comunicação e muita confusão.

Vale ressaltar também que todas as decisões do síndico precisam passar pelos moradores, seja novas regras, melhorias nas instalações ou, até,  comprar purificador de água.

Além disso, muitos síndicos têm problemas com moradores que alegam não saber sobre determinada regra ou evento que já foi previamente anunciado. 

Com uma comunicação interna mais assertiva ficará difícil com que  essa desculpa continue sendo usada. 


Vale ressaltar também que uma boa comunicação fortalece a relação de confiança entre síndico, funcionários e moradores, pois auxilia na clareza da gestão, agilidade nas decisões importantes, adesão a propostas inovadoras, entre outras coisas. 

Sendo assim, é importantíssimo que parte do trabalho da administração de condomínios seja garantir que o que está sendo informado de fato esteja chegando aos receptores, isto é, aos moradores.

Algumas medidas que podem melhorar a comunicação do seu condomínio 

Reuniões 

Quem mora em condomínios sabe a importância das assembléias. É durante esses eventos que as decisões mais importantes são feitas e que as reivindicações dos condôminos são ouvidas. 

Por isso, otimize ao máximo essas reuniões e estabeleça quais serão pequenos encontros, para resolver problemas pontuais, e quais serão reuniões mais prolongadas, feitas para prestar contas. 

Livro de ocorrência

 Apesar de ser um recurso antigo, o livro de ocorrências deve ser mantido e ficar sempre à disposição na portaria. 

Nele, é possível registrar reclamações, sugestões, críticas, entre outros. Todas essas informações ficarão à disposição do síndico que poderá consultar o livro sempre que necessário. 

Comunicação visual

Investir em placas e sinalizações é uma forma fácil e chamativa de informar a todos de uma só vez das proibições, manutenções e avisos. 

Outra grande vantagem é usar esse tipo de recurso como forma de interação. Um morador que esteja oferecendo aula de inglês para iniciantes pode apostar no uso de placas e cartazes para anunciar o seu serviço. Com a devida autorização, é claro. 

Site do condomínio

Foi-se o tempo em que os sites limitavam-se a grandes empresas. Agora, até mesmo os condomínios podem criar o seu próprio portal na internet. 

É possível, por exemplo, colocar informações importantes, como a convenção e o regimento interno do condomínio, cadastro dos condôminos, plantas elétrica e hidráulica, relação dos empregados e até prestadores de serviço, desde pintores até funcionários de paisagismo residencial.

As funcionalidades para os sites são praticamente infinitas, tudo dependerá das necessidades do condomínio.   

Além disso, todas as informações ficam à disposição de todos 24 horas por dia e 7 dias por semana

Redes Sociais 

As redes sociais são uma forma quase instantânea de moradores conversarem entre si e com o síndico em caso de problemas e dúvidas. 

No entanto, apesar de serem muito populares e práticas, as redes sociais, como o   Facebook, WhatsApp, Twitter, etc., devem ser utilizados com cautela. 

É importante que o síndico crie um grupo oficial do condomínio para evitar grupos paralelos criados pelos moradores sem a sua presença. 

Isso irá evitar ruídos na comunicação e a divulgação de informações erradas e boatos. 

Impressos

Mesmo com todas as ferramentas digitais os impressos não devem ser descartados totalmente. 

Colocar avisos corriqueiros, como falta de água, manutenções ou a visita de empresas de dedetização, podem ser fixados em pontos estratégicos para que todos vejam. 

Quando se trata de comunicação nunca é demais apostar em diferentes veículos.  

E-mails

Assim como no caso do site, o envio de e-mail serve para distribuir informações e estreitar a relação entre síndico, administradora e os condôminos. 

Outra vantagem das mensagens online é que elas possibilitam que conversas e acordos  sejam documentados e registrados em casos de eventuais problemas.

Cuidados na comunicação de condomínio

Ao contrário do que muitos pensam administrar um condomínio não é tarefa simples. 

Além de ter que cuidar do dia a dia de várias famílias, o síndico ou administrador precisa lidar com questões burocráticas – muitas vezes, inclusive, precisa contar com especialistas para auxiliar, como empresa consultoria tributária – e resolução de conflitos. 

Sendo assim, a falha na comunicação não deve se tornar mais um problema. Preste atenção na qualidade das informações e dos veículos disponíveis para divulgá-las. Estabeleça um planejamento bem estruturado e, acima de tudo, leve a sério a importância das dicas acima assim como outras áreas da administração condominial.
Texto produzido por Business Connection 

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